É comum ver profissionais de diversas áreas reclamando que as reuniões que participam não são produtivas. Ou que saíram de reuniões que poderiam ter sido substituídas por uma troca de e-mails. A verdade é que dedicar minutos e horas do dia para reuniões que não levam o profissional ou a empresa a lugar nenhum pode ser realmente frustrante e até desgastante. No entanto, o problema não está nas reuniões em si, mas sim, na forma como são conduzidas e estruturadas. Confira, no texto de hoje, como melhorar este cenário na sua empresa e ter rotinas de reuniões recorrentes.
O que é uma rotina de reuniões?
São reuniões que são agendadas com uma periodicidade previamente estabelecida. Por serem recorrentes, é indicado que as reuniões tenham:
- Um tema preestabelecido;
- uma dinâmica já conhecida dos participantes.
Dessa forma, não se dedica tempo contextualizando os participantes. Todos já sabem sobre o que falar e em que ordem ou com qual dinâmica a reunião será conduzida.
Por que ter uma rotina de reuniões?
É indicado ter uma rotina de reuniões para alinhar temas e tarefas recorrentes com uma certa frequência.
Como atingir melhores resultados com uma rotina de reuniões?
Confira a seguir algumas dicas de como elevar os resultados da sua empresa com ua rotina de reuniões.
1. Defina um motivo para a rotina de reuniões
Pode ser, por exemplo, alinhar as tarefas de determinado projeto, alinhar as expectativas dos colaboradores em relação a uma novidade na empresa ou comunicar notícias periodicamente. Enfim, defina o porquê desta rotina de reuniões existir.
2. Comunique este motivo aos participantes
Esta é uma forma de manter os participantes mais engajados na rotina de reuniões. A partir do momento em que eles sabem porque aquela reunião vai acontecer, conseguem enxergar o valor dela. Além disso, podem se preparar melhor para as reuniões, levar as informações relevantes e economizar tempo próprio e do time. Em outras palavras, é o primeiro passo para a reunião ser verdadeiramente produtiva.
3. Incentive a preparação
É importante que os participantes se preparem para a reunião a fim de torná-la mais produtiva. Como trata-se de uma rotina de reuniões recorrentes, é natural que – sabendo que a reunião vai acontecer em breve novamente – o participante se policie para estar preparado, mas, no começo, você pode incentivá-lo a se preparar enviando pequenos e rápidos lembretes.
4. Defina a dinâmica da reunião
Quem falará primeiro, sobre qual tema e qual será a sequência. Desenhe a dinâmica que você quer que a reunião tenha previamente.
5. Comunique a dinâmica aos participantes
Sabendo em que momento acontecerá o quê, os participantes podem se planejar melhor e ficar mais confortáveis com a reunião.
6. Deixe os papéis claros
Comunique aos participantes qual é o papel deles na rotina de reuniões. Pode ser, até, o papel de ouvinte. O importante é que eles saibam o que se espera deles nos encontros.
7. Resumo final
Ao final da reunião, faça – ou peça para um participante fazer – um pequeno resumo do que foi discutido e decidido naquele encontro. Isso ajuda os participantes a ficarem na mesma página.
8. Próximos passos
Além disso, após o resumo final, deixe claro quais são os próximos passos e o papel de cada participante neste cenário. Desta forma, eles saem da reunião sabendo qual é a expectativa para a próxima.
9. Conheça a Luxteams
A Luxteams é uma plataforma que reúne várias soluções. Uma delas é voltada para reuniões. Com a Luxteams é possível:
- Definir os assuntos da pauta;
- Criar e acompanhar as tarefas propostas em reunião;
- Fazer anotações;
- Gerar a ata da reunião automaticamente.
Ou seja, facilita, organiza e automatiza alguns pontos vistos acima.
Conheça a plataforma da LUXTEAMS!
