Para que uma empresa tenha sucesso, ela precisa ter os dados organizados e atualizados. Isso é essencial para que as tomadas de decisões possam ser rápidas e embasadas em informações reais. Contudo, quando todos os procedimentos são manuais, fica praticamente inviável que isso aconteça. É por isso que as instituições que querem crescer e se destacar no mercado precisam investir e saber escolher um sistema de gestão de empresas eficiente. 

Quando todos os processos são realizados de forma automatizada, os gestores têm acesso fácil aos dados e podem controlar cada setor da instituição, sem sair de suas salas ou até fora do ambiente físico dela. Com alguns cliques, é possível ter acesso aos documentos, notas, pagamentos, projeções de vendas, controle de estoque, entre outros. 

Se a sua organização ainda não investiu em um sistema de gestão de empresas, é hora de conhecer os benefícios e focar nessa melhoria. Veja como funciona e porque a sua instituição precisa de uma ferramenta de gestão eficiente. 

Por que você deve investir em um sistema de gestão de empresas?

São inúmeros os benefícios que uma ferramenta de gestão pode oferecer para a rotina diária da equipe e dos gestores. Veja alguns deles e como ela pode impactar positivamente, possibilitando o crescimento e o destaque da instituição.

1 – Reunião de todos os dados em um só local

Cada área da empresa tem as suas planilhas e as abastece manualmente. Quando um outro setor ou o gestor precisa dos dados, deve requerer ao profissional responsável e aguardar. Tudo isso leva a uma morosidade nos processos.

Já quando um sistema de gestão de empresas está disponível, todos os formulários e as informações ficam reunidas em um só local. Assim, quem tiver a senha e a permissão de acesso necessária pode visualizar os dados, atualizados, com apenas poucos cliques. Isso facilita toda a rotina da empresa.

O setor de compras, por exemplo, tem acesso aos dados do depósito em tempo real. Assim, caso notem que um item está com pouco estoque, já podem solicitar a compra. O processo é feito e quem é responsável pelos pagamentos já fica sabendo do que está acontecendo e coloca a aquisição na na lista de contas a pagar e, assim por diante. Tudo é feito automaticamente. 

2 – Melhor gestão de vendas e o atendimento ao consumidor

Quem trabalha com vendas também sente as melhorias em seu dia a dia. Quando a instituição tem um sistema de gestão de empresas, o atendimento ao cliente melhora e a rotina da equipe de vendas se torna mais fácil.

Vamos supor, por exemplo, que um representante comercial vá a um petshop para fazer pedido. Ele oferece os produtos e o cliente pede um item que comumente não costumava comprar. 

O representante comercial pode acessar a planilha de estoques, verificar se o produto está disponível e a quantidade. Assim, dará uma resposta imediata para o cliente. Isso, sem contar que tem como lançar o pedido no sistema na hora. Assim, o setor de expedição já é avisado, bem como o responsável pela emissão da nota. Todo o processo torna-se mais rápido, melhorando o atendimento e o processo de entregas. 

3 – Diminuição do retrabalho

O aumento da produtividade também é uma conquista viável com a adoção de um sistema de gestão de empresas. Isso acontece porque há uma diminuição de retrabalho e também porque os profissionais gastam menos tempo fazendo requisições e esperando respostas. Assim, o período que antes era gasto para esses processos pode ser voltado para trabalhos analíticos e estratégicos.

Além disso, quando os procedimentos são manuais há maior chance de erros acontecerem e, consequentemente, da necessidade de refazer o que já está pronto. Assim, um sistema de gestão de empresas também evita o retrabalho. 

4 – Redução de custos 

Com a eficiência operacional aumentada, a empresa aumenta as chances de desenvolver inovações que a deixem mais competitiva no mercado. Além disso, pode focar em seu relacionamento com clientes e também na redução dos custos com trabalhos internos.

Dicas para escolher um sistema de gestão de empresa

Escolher sistema de gestão de empresa é um investimento na melhoria da rotina e pode aumentar a produtividade e até os lucros de uma empresa. Entretanto, há várias ferramentas disponíveis no mercado. Como escolher a melhor? Veja dicas! 

Faça uma pesquisa das ferramentas existentes

O primeiro passo é conhecer os sistemas de gestão de empresas existentes no mercado e ver o que cada um deles oferece. É importante lembrar que, ao mesmo tempo que o preço mais baixo pode ser atrativo, ele não deve ser o fator crucial em sua escolha. 

É  preciso ficar atento a todos os detalhes da ferramenta e ver se ela oferece pontos importantes como:

• Acesso remoto em celulares ou computadores externos, desde que a pessoa tenha a senha para isso;
• Compatibilidade com outros softwares, para que os dados sejam transmitidos com mais facilidade;
• Integração entre setores;
• Possibilidade de possíveis ajustes, para que fique de acordo com as necessidades de sua empresa;
• Treinamento da equipe;
• Assessoria, suporte e manutenção técnica, para a correção de qualquer problema;
• Orientação e acompanhamento para a instalação e uso inicial da ferramenta. 

Peça uma demonstração ou teste

Ao avaliar as ferramentas existentes e ver quais se adequam melhor às necessidades da sua empresa, é possível que você tenha selecionado umas quatro ou cinco, correto? O próximo passo é entrar em contato com as empresas e pedir uma demonstração da ferramenta.

Algumas vezes, as empresas agendam uma reunião para mostrar cada detalhe e como o sistema de gestão de empresas pode ser útil. Em outros, permitem que o interessado a use por alguns dias para testar as suas funcionalidades. Esse passo é importante, pois possibilitará que a facilidade de uso seja testada, bem como a eficiência. 

Apresente as principais ferramenta à equipe

Com melhor conhecimento de cada um dos sistemas de gestão disponíveis e que se enquadram nas necessidades de sua instituição, é indicado mostrá-las a mais integrantes da equipe. Uma sugestão é que reúna os diretores de departamento para que eles ajudem a avaliar e vejam qual delas seria mais efetiva no dia a dia! 

Agora que você já sabe como escolher um sistema de gestão de empresa, vem conhecer a nossa plataforma e encontre tudo o que precisa em um só lugar!