Uma boa gestão de negócios não é sinônimo de ter controle sobre todas as atividades exercidas pela empresa. Pelo contrário, uma boa gestão é abrir mão do controle para ter um melhor gerenciamento de produção, visualizando todos os departamentos, demandas e tarefas realizadas no dia a dia.

Fazer o gerenciamento de atividades é ter ferramentas aliadas para simplificar o trabalho e promover maior autonomia. Além disso, ter tempo para focar em tomadas de decisões ou estratégias de negócios. 

Animou com a nova perspectiva sobre a gestão de projetos do seu time? Neste artigo, explicamos como conquistar um excelente gerenciamento de tarefas, por meio de dicas que irão facilitar a rotina de gestão de projetos, assim como otimizar o tempo de execução do seu time. 

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Diferença entre controle e gerenciamento de tarefas

Estar à frente de um time exige atenção a todos processos realizados por diferentes profissionais. Se as informações, demandas e documentações não forem centralizadas em um único lugar, essa missão pode gerar aumento de carga mental do gestor. 

Sem mencionar que gera dispersão do time, pouca visualização de resultados, de produtividade e cria insegurança. Tudo isso é sintoma de controle, uma característica de gestão que zela mais pela entrega do que pelo resultado. Ou seja, desgaste para o gestor e para os colaboradores.

Enquanto isso, um bom gerenciamento de tarefas visa simplificar essa gestão, adotando medidas que planejam, organizam e priorizam o fluxo de trabalho conforme prazo ou grau de importância. 

Um exemplo disso são as metodologias ágeis, kanban e scrum. São processos que centralizam informações e cronogramas, permitindo a visualização do andamento dos processos, tarefas finalizadas. 

Resultado: gestão à vista, menos controle e menos desgaste mental.

Dicas para um gerenciamento de tarefas eficiente

Para que seu negócio tenha um bom gerenciamento de tarefas, listamos algumas medidas de fácil implementação:

1 – Backlog de tarefas

O backlog de tarefas está ligado a metodologias ágeis e otimização do gerenciamento de tarefas. Consiste em uma lista com atividades que irão entrar em algum momento para execução. 

No backlog, o gestor prevê as atividades, formula os critérios para a realização de cada uma, prioriza as tarefas, define qual o prazo, grau de importância e complexidade. 

O gestor precisa manter esse backlog sempre atualizado.

2 – Priorizar e identificar o tamanho de tarefas

Dar prioridade para tarefas com base no seu prazo ou grau de importância e urgência é fundamental. Isso garante que todas as principais atividades sejam exercidas dentro do prazo. 

Também facilita que os processos não sofram atrasos e gastos inesperados. E o melhor: garante mais tempo para evitar retrabalhos e erros. 

Por isso, antes de começar um projeto, faça uma lista de todos os processos (backlog de tarefas). Após isso, identifique quais são os prioritários e irão gerar cadência para outras atividades. 

Caso a sua rotina não seja baseada em macro projetos e, sim, em processos, estabeleça as demandas mais importantes.

Aproveite e identifique o “tamanho” de tarefa para organizar o cronograma e as entregas. Por exemplo: a programação de uma ação de sistema é uma tarefa mais longa e complexa do que escrever um formulário de captação de dados. Logo, o prazo para a primeira atividade precisa ser maior e dedicar mais recursos para o desenvolvimento da ação.

3 – Medir o tempo das tarefas

Uma das maiores aptidões de um bom gestor é organizar e controlar bem o tempo de cada tarefa, visando a produtividade e qualidade de vida. 

Para facilitar a medição de tempo e controle da rotina, existem aplicativos que permitem a organização da agenda, estruturação da rotina da empresa e a rotina pessoal também.

Alguns aplicativos que ajudam a gerir melhor o tempo:

• My Minutes: determina a duração de cada atividade, colocando um horário limite para finalizar cada uma e evitar procrastinações.

• Free Time: esse aplicativo busca tempo livre na agenda para que você possa encaixar atividades produtivas nas brechas.

• Toggi: tem a funcionalidade de um cronômetro, calculando o tempo gasto na realização de cada processo. Permite que o usuário visualize gráficos para saber onde o tempo está sempre empregado.

• Timely: planeja atividades semanais e monitora o tempo. Estima quanto tempo será gasto em uma tarefa e permite planejar a agenda futura de forma mais inteligente.

• Rescue Time: faz o monitoramento de tempo, mostrando quanto tempo é gasto em apps, softwares e websites, tanto para trabalho, quanto para diversão. 

4 – Gestão à vista

Gestão à vista é um modelo que consiste em tornar os processos mais visual e acessível para todos. Esse modelo de gestão está cada vez mais popular entre empresas dos mais diversos segmentos e portes.

Aderindo o modelo gestão à vista, os gestores fazem a adesão da transparência. Pois, permitem que os colaboradores sejam mais partícipes da gestão e compartilhem da visão de negócio em sua totalidade. 

Além disso, melhoram o relacionamento entre equipe, tornando-a mais ágil e focada na geração de resultados.

Para implementar a gestão à vista, um bom início é usar painéis de gestão como o quadro kanban ou scrum, por exemplo.

5 – Comunicação transparente

O gerenciamento de tarefas também promove melhor comunicação entre as diversas áreas de um negócio. Afinal, ao centralizar as informações em um único lugar, facilita o acesso e compartilhamento de dados e relatórios. 

Esse processo garante otimização de tempo, padronização de documentos e maior integração entre os diferentes setores da empresa. Os setores também possuem mais autonomia na organização e qualidade na entrega das atividades.

6 – Ferramentas de gerenciamento de tarefas

Uma boa ferramenta de gestão pode ajudar a centralizar tarefas em um só lugar e a tornar a gestão à vista, como comentamos acima. Para escolher a melhor ferramenta para seu negócio, é importante considerar os seguintes pontos:

• Funções: verificar todos os recursos disponíveis na ferramenta e se atende todos os processos do seu negócio.

• Acessibilidade: algumas plataformas são exclusivas para computadores, enquanto outras permitem que sejam acessadas por smartphones, promovendo mais facilidade para a gestão remota.

• Limite de usuários: dependendo da ferramenta, há pacotes com limites de usuário. Sempre leve em consideração o tamanho da empresa e a quantidade de colaboradores que irão acessar a ferramenta.

Agora que você já sabe como fazer um bom gerenciamento de tarefas, baixe nosso Guia de Produtividade e garanta ainda mais qualidade na entrega dos seus projetos.