Muitas empresas adotaram o trabalho em home office por causa da pandemia de coronavírus. Tudo foi feito rapidamente e, em alguns casos, até de maneira improvisada. Entretanto, muitas empresas acabaram vendo que o home office é uma boa opção e até decidiram adotá-lo para sempre. Contudo, novos desafios acabaram sendo criados e um deles é a gestão de informação da empresa remota.

Afinal, com cada integrante da equipe atuando em um local, como garantir a  idoneidade dos dados? E a agilidade de transmissão dos documentos? Realmente a adoção do trabalho remoto pode ter resultado em novos desafios para a gestão da informação. Isso ficou ainda mais evidente em empresas que ainda não estavam completamente informatizadas.

Veja com o que o gestor terá que se preocupar e como ele pode lidar com isso. 

Importância da gestão de informação no trabalho remoto

A gestão de informação consiste em organizar todos os dados da empresa, de forma que eles sejam facilmente encontrados. Para isso, é preciso que eles sejam bem agrupados e que as pessoas que necessitem deles, seja para dar andamento em um processo interno ou tomar uma decisão, tenham acesso.

Assim, uma boa gestão de informação garante que o dado certo possa chegar, em perfeição, à pessoa que precisará usá-lo. Para isso, é preciso que todos os documentos, sejam eles eletrônicos ou físicos, estejam íntegros. 

Uma vez que a empresa tenha uma gestão de informação de qualidade, ela consegue melhorar a rotina de tomada de decisões. E, como isso é essencial para qualquer empresa que queira se manter no mercado e buscar o crescimento, a instituição não pode perder a qualidade das informações por ter adotado o home office. 

Desafios da gestão de informação em trabalho remoto

Se a sua empresa acaba de adotar o home office, é provável que ainda existam algumas dúvidas sobre a gestão dos dados. Veja algumas das dificuldades que poderão ser enfrentadas nesse processo. 

Acesso à tecnologia

A adoção do home office está diretamente ligada ao maior uso da tecnologia para se comunicar com a empresa e organizar dados. Entretanto, como a equipe está atuando em casa,  cada um tem acesso a um tipo de tecnologia e a uma velocidade específica de internet.

Como todos sabem, não é raro que a internet caia ou apresente lentidão e esse acabará sendo um desafio, no dia a dia, da gestão de informação. Por vezes, pode ser que mesmo com o trabalho em dia, o colaborador não consiga transmitir os dados rapidamente. Isso pode tornar o processo mais moroso do que o convencional.

Dificuldade em organização 

Como cada profissional tem a sua função dentro da empresa e fica responsável por gerar um tipo de dado, quando as pessoas trabalham em casa pode ser mais difícil organizar. 

Afinal, quando a empresa não tem um software de gestão, os documentos são gerados e passam a ser arquivados de forma independente. Isso pode gerar transtornos na gestão da informação, visto que compilar todo o conteúdo se tornará mais difícil devido a distância.

Segurança dos dados

Outro que pode ser mais um desafio para a gestão de informação da empresa remota é a segurança de dados. Se o colaborador enviar arquivos e dados por e-mail, pode colocar os dados da empresa em risco. Isso, sem esquecer de que como o colaborador usa a rede de internet doméstica, pode haver riscos de vírus afetarem a máquina e, consequentemente, colocarem os dados em risco. 

Reunir, enviar e catalogar documentos

Enquanto um profissional lançou 10 notas, o outro pagou 10 compras e o outro fechou a folha de pagamento. Cada um em sua casa, trabalhando a distância. Ao mesmo tempo, a linha de produção segue ativa, de forma presencial. 

O que estava em estoque já não existe mais. Afinal, foi gasto. É preciso avisar o setor de compras que os itens precisam ser repostos. A requisição já está pronta e deve ser apresentada aos profissionais responsáveis.

Como fazer isso dar certo quando cada pessoa está trabalhando em um local? A comunicação e o envio de documentos pode ser o maior desafio da gestão de informação do time à distância.

Problemas e o que fazer para evitar erros na gestão de informação da empresa remota?

Todas as dificuldades podem resultar em atrasos, erros e perdas de negócio. Afinal, sem tudo compilado corretamente, fica mais difícil tomar decisões. 

Isso, sem contar que a morosidade pode até fazer com que a linha de produção seja afastada, já que o processo de compras pode ser prejudicado. Nesses casos, quando a gestão da informação falha, é possível que a instituição tenha problemas como:

• Dificuldade na integração das equipes;
• Falta de dados para que a tomada de decisão seja rápida; 
• Atraso nos projetos;
• Dificuldade em gerenciar a equipe em tempo real;
• Problemas para analisar os indicadores da empresa;
• Prejuízo na hora de traçar um plano de ação;
• Baixa produtividade da equipe pela demora em receber as informações necessárias.

Para evitar que tudo isso aconteça em sua empresa, é preciso investir em uma ferramenta que possibilite reunir os dados e documentos em segurança, em tempo real. Ela também deve permitir a organização dos dados e fácil acesso da equipe. 

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