Assim como nas demais, a gestão de projetos em pequenas empresas tem o objetivo de garantir que sejam entregues resultados de qualidade para os clientes. Para se ter uma ideia, só no Brasil há mais de 6 milhões de estabelecimentos, sendo que 99% deles são de micro e pequenas empresas, segundo dados do SEBRAE.

Dessa forma, ao pensar em uma gestão de projetos integrada, costuma-se pensar em grandes equipes com ferramentas robustas. E esse cenário pode intimidar pequenas empresas, já que nem sempre possuem tantos recursos. 

No entanto, utilizar metodologias para a gerir projetos pode ser especialmente útil para essas pequenas empresas, para resolver as dificuldades de gestão. Mas, para isso, é necessário haver planejamento. Prazos e comunicação são dificuldades que podem surgir em empresas de qualquer porte. 

Por isso, o objetivo deste artigo é listar algumas das dificuldades enfrentadas na gestão de projetos em pequenas empresas e te ajudar a geri-los da melhor forma. Confira:

Principais desafios na gestão de projetos em pequenas empresas

É comum esbarrar em desafios e dificuldades na gestão de projetos em pequenas empresas. Isso porque a falta de comprometimento é um problema comum nelas, e isso vale para os mais diversos cargos de uma empresa. Quando todos estão empenhados em aprender novas técnicas para melhorar os processos, toda a empresa cresce. 

Reuniões são importantes, mas devem ter foco e objetivos claros. É necessário priorizar a análise das causas para determinados problemas. Sem um foco e objetivo, a empresa pode andar em círculos e não chegar a nenhum resultado ou soluções satisfatórias. 

Assim, toda empresa deve desempenhar uma missão: passos devem ser executados, mas para saber quais, deve haver planejamento. 

Mas esses não são os únicos desafios na gestão de projetos em pequenas empresas. Isso porque, o dinheiro é um desafio bastante comum. No caso de empresas novas, um grande equívoco – e infelizmente bastante comum – é esperar lucro imediato. 

Dessa forma, é importante saber que o lucro pode não ser instantâneo. Ou seja, ao iniciar um negócio, é recomendado ter orçamento para mantê-lo por algum tempo, sem precisar de um lucro imediato.

Tempo é um grande desafio na gestão de projetos em pequenas empresas

O tempo também costuma ser um grande desafio na gestão de projetos em pequenas empresas. Isso porque ele precisa ser gerenciado com sabedoria. Para isso, é importante planejar ações e entregas com antecedência e, principalmente, verificar se o planejamento e cronograma são viáveis de serem executados.

Conhecimento

Parece óbvio, mas outro desafio comum é a falta de conhecimento do mercado. Por isso, todo empresário deve conhecer bem o setor em que está trabalhando. Ou seja, é importante conhecer o público-alvo da empresa, as tendências do setor, técnicas de publicidade e marketing, além da concorrência.

Novos fatos, técnicas e ferramentas surgem constantemente. É essencial utilizar com sabedoria os recursos de uma empresa de pequeno porte e, por isso, há a necessidade de se manter atualizado sobre ferramentas que possam otimizar funções. 

A falta de direção e planejamento também pode ser um problema. Um plano de negócios deve ser visto como um investimento, que determina a situação financeira da empresa, seu mercado de trabalho, concorrência e passos que devem ser seguidos.

10 dicas para a gestão de projetos em pequenas empresas

Para uma gestão ser considerada de qualidade, ela deve focar em todos os processos, da produção aos serviços. 

Dessa forma, contornar os desafios da gestão de projetos em pequenas empresas é essencial para entregar valor aos clientes e impulsionar os resultados, fazendo o negócio se destacar em meio à concorrência. Boas práticas de gestão devem fazer parte do dia a dia de uma empresa para minimizar desafios e problemas e otimizar todos os processos.

Por isso, a seguir, você confere dez dicas para uma boa gestão de projetos para alavancar os resultados de seu negócio.

1- Requisitos

Primeiramente, determine quais são os requisitos do seu público para garantir sua satisfação. Isso porque, quando um cliente deseja que a empresa solucione o seu problema, a gestão de projetos deve fazer, em detalhes, um levantamento e descrição de componentes e funcionalidades para a resolver essa dor. Dessa forma, é papel da gestão de projetos definir os requisitos que envolvem orçamento, estipula o teto de custos e determina os prazos.

Garantir todos esses pontos ajudará a sua empresa a alcançar então uma melhor satisfação no seu cliente.

2- Gestão dos recursos

Estabeleça o escopo com limite para utilizar recursos da empresa. Só assim haverá um maior controle de gastos, evitando que seja usado mais do que o necessário. Limitando que imprevistos orçamentários aconteçam.

O escopo diz respeito ao plano de gerenciamento de custos. Assim como o tempo, esses gastos/investimentos são problemas comuns na gestão de projetos em pequenas empresas e que precisam receber uma atenção especial.

3- Divisão

Com o escopo, é possível definir melhor o que deve ser feito – e também o que não deve – em um projeto. Para realizar todo o programado com eficiência, uma boa prática pode ser dividir o planejamento geral em pequenas entregas, definidas por atividades menores. 

Assim, dividindo o trabalho em entregas e atividades, fica mais fácil gerenciar e controlar a equipe e dar atenção a todas as etapas e competências.

4- Atividades

Criar uma sequência de atividades auxilia no planejamento e sucesso de execução do cronograma.

Ao mapear com detalhes as atividades, fica mais fácil identificar riscos e até mesmo estimar o tempo necessário para cada função. Além disso, ajuda na organização de cronogramas posteriores, pois já haverá estimativa de prazos que podem ser cumpridos.

5- Gerenciamento e gestão de projetos em pequenas empresas

Ferramentas de gerenciamento podem servir para auxiliar a controlar e centralizar as informações. Esses sistemas podem ser utilizados para administrar a equipe, a comunicação e a qualidade.

As ferramentas podem amenizar ou eliminar falhas e gerenciar a produtividade e fluxo de trabalho.

6- Fragmentação

Quando definidos marcos e resultados, garante-se menor sobrecarga de trabalho para a equipe.

Assim, ao fragmentar projetos, a produção fica mais organizada e, além disso, os pequenos ciclos de desenvolvimento ficam mais transparentes, com maior foco nos resultados. Os marcos mantêm a equipe focada na entrega e qualidade.

7- Recursos

Principalmente em pequenas empresas, é necessário definir bem os recursos necessários. Por isso, deve-se definir a quantidade de recursos, a contribuição de cada pessoa no projeto e, sempre que necessário, realizar ações corretivas.

8- Progresso na gestão de projetos em pequenas empresas

Relatórios do progresso também são parte essencial de uma boa gestão de projetos em pequenas empresas. A gestão deve acompanhar os funcionários e ter comunicação direta com eles, sempre dando os feedbacks necessários.

Também é importante engajar e motivar a equipe. Os relatórios tendem a deixar tudo transparente e, por fim, motivar todos que estão envolvidos em cada etapa.

9- Entrega parcial

Marcos e pequenas entregas podem reduzir a carga de trabalho e melhorar o foco. Mas, para que isso seja eficaz, deve-se ter o aceite do cliente. Uma gestão de projetos de sucesso deve possuir alinhamento entre a equipe e o cliente.

10- Avaliação

Por fim, realize avaliação e análise dos resultados. Nesta etapa final, você deve verificar se o resultado está de acordo com o que foi planejado inicialmente.

Se você conferiu o nosso artigo até aqui, esperamos que ele possa te ajudar de alguma forma a alcançar um melhor gerenciamento de projetos na sua empresa, seja ela micro ou média. 

Afinal, como você conferiu, são vários pontos que precisarão de uma otimização ou mesmo uma mudança na forma como as ações são desenvolvidas.

Se quiser entender como melhorar e fazer uma boa gestão de projetos e conquistar um nível de produtividade maior na sua empresa por meio de metodologias, não deixe de baixar o nosso whitepaper sobre “10 indicadores de desempenho que a sua empresa deve apostar”.