A gestão de tempo é um fator que influencia diretamente na produtividade da sua equipe e da empresa como um todo. Gerenciar o tempo de forma eficiente é ter mais produtividade, entregar mais resultados e com maior qualidade. 

Por outro lado, quando uma equipe não tem uma boa gestão de tempo, os impactos são negativos, tais como: atrasos nas entregas, baixa produtividade, resultados insatisfatórios. 

Há diferenças entre uma boa gestão de tempo para trabalho presencial e no trabalho remoto. 

Para que você possa entender melhor como funciona e como aplicar na sua equipe, vamos falar sobre a importância da gestão de tempo, dos impactos que a falta dela pode trazer para equipe, dicas para implementar e ferramentas que auxiliam a gerenciar tempo, tanto no remoto quanto no presencial.

O que é gestão de tempo?

Já se pegou pensando que seu dia deveria ter mais de 24 horas para conseguir fazer tudo o que precisa? Não é incomum se sentir sobrecarregado e sem tempo suficiente para finalizar todas as tarefas da rotina de trabalho. 

Atualmente o sentimento de falta de tempo tem sido ainda mais recorrente pelo trabalho remoto. O trabalho home office mudou o jeito que trabalhamos, mas fica difícil muitas vezes separar trabalho das vida pessoas e tarefas domésticas. 

A gestão de tempo é a metodologia aplicada para planejar a rotina e administrar o tempo de forma inteligente, para que as tarefas sejam executadas no menor espaço de tempo, melhorando a qualidade na entrega e a qualidade de vida do colaborador.

Mas para um bom gerenciamento de tempo, não basta apenas planejar, é preciso estratégias e ferramentas para ajudar a melhorar o foco na hora de executar atividades.

Por que a gestão de tempo é importante para líderes e equipes?

Saber administrar o tempo de forma eficiente é importante em todas as áreas da vida, não apenas na área profissional. Mas no corporativo os impactos nos resultados podem colocar em risco o trabalho do colaborador, o engajamento da equipe, o sucesso da empresa e a satisfação do cliente, por exemplo.

No modelo presencial, uma boa gestão de tempo pode auxiliar os colaboradores na dinâmica de equipe, engajamento e ajuda líder nas tomadas de decisão, além de evitar horas excedentes de trabalho, atrasos de entrega, baixa produtividade e rendimento dos funcionários.

Enquanto para modelo de trabalho remoto, o colaborador e líder conseguem conciliar melhor a vida pessoal e profissional, com melhores rendimentos e aumento de produtividade. Alguns dos resultados de boa gestão de tempo:

• Pontualidade e disciplina na execução de tarefas;
• Resultados efetivos e de maior valor;
• Confiança para a rotina de trabalho;
• Metas alcançadas com mais rapidez;
• Maior nível de produtividade;
• Diminui a carga de stress e ansiedade, melhora o bem-estar do colaborador.

Impactos da falta de gestão de tempo das equipes

Como já citamos anteriormente, a falta de uma gestão de tempo causa impactos negativos. A procrastinação é uma das consequências de um trabalho sem gerenciamento de tempo eficiente.

A procrastinação pode ser causada por inúmeras razões, mas resulta no atraso das tarefas, qualidade abaixo do esperado, baixa produtividade. Índices baixos de produtividade e qualidade podem gerar retrabalho, erros e insatisfação.

Além da procrastinação, outros fatores influenciam em atrasos de tarefa e na produtividade baixa:

• Conferir o celular e redes sociais a todo momento, perdendo o foco no trabalho;
• Realização muitas tarefas de uma vez, não focando totalmente nas prioridades;
• Colaboradores sem autonomia para realizar seu trabalho.

O papel do gestor é planejar melhor a rotina de trabalho da equipe e engajar para evitar esses impactos negativos, priorizando pela qualidade, entregas de valor e satisfação dos clientes, além do bem-estar dos colaboradores.

Características da boa gestão de tempo

Uma boa gestão de tempo precisa de disciplina e organização. Não basta apenas planejar a rotina de trabalho, é importante ter disciplina para seguir todos os dias e organização para prazos estipulados, demandas e fluxo de trabalho constante.

Algumas características que definem uma equipe com boa gestão de tempo são:

• Maior autonomia dos colaboradores para realizar as tarefas da demanda, tomando decisões quando for preciso;
• Equipe organizada e com prazos sempre em dia;
• Alta produtividade e boa qualidade na entrega dos trabalhos;
• Trabalhadores menos estressados e ansiosos, bem-estar de toda a equipe;
• Clientes satisfeitos e que recomendam a empresa para outras pessoas;
• Ambiente de trabalho descontraído e tranquilo;
• Boa comunicação entre colaboradores e gestores;
• Maior engajamento da equipe.

Dicas de como melhorar a gestão de tempo

O primeiro passo para ter uma gestão de tempo é organizar as tarefas e usar o tempo disponível para produzir de forma mais eficiente, cumprindo todas as demandas do dia no menor tempo possível, mas de forma eficiente. Para isso, listamos algumas dicas:

01 – Evite a procrastinação

A procrastinação resulta em gasto desnecessário de tempo e de energia e geralmente procrastinamos aquelas tarefas mais complexas e demoradas. 

Para evitar procrastinar uma tarefa complexa mas com alta prioridade, divida em atividades menores, ou etapas, dessa forma facilita que você execute, seguindo uma sequência. Peça ajuda para tirar dúvidas com os colegas de equipe ou gestores, e se houver possibilidade, divida a tarefa com alguém.

02 – Defina as prioridades

Comece o dia fazendo uma lista de tarefas, colocando aquelas que precisam de maior atenção ou tem mais prioridade no topo.

Organize as tarefas por ordem de prioridade, como prazo de entrega, por exemplo, deixando para o final aquelas demandas que não precisam ser entregues no mesmo dia.

03 – Delegue as demandas

É muito comum que as pessoas se sintam sobrecarregadas, com um volume muito grande de tarefas para fazer, mais do que dariam conta. Isso acaba gerando estresse, aumentando o cansaço.

Se você é gestor de uma equipe, delegue as tarefas mais simples para a sua equipe. Para colaboradores, peça ajuda para o gestor para que distribua melhor as atividades, para que ninguém fique com uma demanda maior do que dá conta.

04 – Use agendas!

Pode ser agenda física ou aquele caderninho de anotações para não esquecer de nenhuma atividade e para anotar o grau de prioridade de cada uma. Para quem prefere fazer tudo pelo celular ou computador, utilize planilhas ou aplicativos de tarefas, aproveite para programar lembretes e separar as atividades por etiquetas coloridas que simbolizam o nível de prioridade.

05 – Evite fazer muitas tarefas ao mesmo tempo

Existem pessoas que preferem ser multitarefas, mas podem acabar acumulando demandas por não se concentrarem nas prioridades e não finalizarem o que precisam. Prefira focar em uma atividade por vez para conseguir se concentrar melhor e finalizar dentro do prazo, sem atrasar todo seu fluxo de trabalho.

06- Aprenda a dizer não

Muitas vezes o profissional acaba acumulando trabalho por não saber recusar educadamente um pedido. É importante que você entenda suas limitações para não ficar com mais demanda do que é possível dar conta. 

Por isso a to-do list (ou lista de tarefas) é importante: sempre que alguém te pedir ajuda ou pedir para que você faça uma nova atividade, olhe para a sua lista para saber se será possível assumir mais uma responsabilidade. Se não for possível, saiba que dizer não, educadamente e com respeito, também é importante.

Ferramentas para ajudar na gestão de tempo

Como falamos anteriormente, as listas de tarefas (to-do list) são aliadas na hora de organizar uma rotina de trabalho, possibilitando ordenar por prioridade, prazo ou complexidade.

Mas além das listas, algumas ferramentas e metodologias auxiliam a gestão de tempo e organização de uma rotina de trabalho de uma equipe. São elas:

Painel de tarefas

Existem alguns aplicativos e sites que ajudam a gerenciar as tarefas da equipe, colocar etiquetas sinalizando a prioridade e entender melhor as etapas dos processos. Entre eles temos Trello, Monday, Asana, entre outros. Pode ser usado tanto para a equipe, quanto para a demanda pessoal.

Sistemas de gestão: investir em sistemas de gestão que automatizam tarefas simples e burocráticas, fazem controle de estoque e centralizam informações de todas as áreas da empresa em um único lugar, reduzem o tempo gasto em tarefas de rotina.

Método GTD (Getting Things Done)

O método foi criado por David Allen e consiste em cinco etapas para transformar a demanda em lista de tarefas simples. As etapas são:

1. Recolher: lembrar e anotar todas as tarefas.
2. Esclarecer: determina se a tarefa possui etapas para definir e qual o nível de prioridade.
3. Organizar: coloque a atividade em um calendário, lista de tarefas ou no painel.
4. Refletir: revise as tarefas de vez em quando para definir o próximo passo ou o saber se precisará negociar prazo para finalizar.
5. Fazer: o método indica que você faça as tarefas conforme elas forem surgindo.

Método Pomodoro

Criado na década de 1990 por Francesco Cirillo, o método divide o trabalho em intervalos cronometrados de 25 minutos, intercalando com 5 minutos de descanso. Após 4 ciclos de 25 minutos e 5 minutos de intervalo, faça uma pausa maior de 20 minutos. 

O método ajuda a focar melhor nas atividades com objetivo de finalizar as tarefas do dia com melhor desempenho.

Método Kanban

Desenvolvida na década de 1940 por Taiichi Ohno, a técnica de gestão permite que você visualize todo o trabalho a ser executado de forma panorâmica. 

Para aplicá-lo, utilize painéis de atividades com cartões como o Monday e o Trello, ou notas adesivas (post it) e caneta. Separe as atividades em quatro colunas:

1. Demandas: lista de todas as tarefas que precisam ser feitas.
2. Para fazer: tarefas que precisa trabalhar no dia ou semana.
3. Em andamento: as tarefas já iniciadas.
4. Concluído: atividades finalizadas.

Você irá mover as notas entre as colunas conforme for finalizando as etapas.

Para melhorar ainda mais a gestão de tempo da sua equipe, baixe o nosso Guia de Produtividade dos Sonhos.