As tecnologias possuem um objetivo em comum: facilitar a vida do usuário. Para empresas não seria diferente, existem sistemas que automatizam tarefas, efetuam cálculos, apontamentos de horário e controle de estoque. O ERP é um sistema que facilita a rotina das empresas, além de ser completo porque pode ser usado por todos os setores.
Para entender melhor o que é um sistema ERP, como ele funciona, quais suas vantagens e como é feita a implementação, reunimos todas as informações para te ajudar a escolher a melhor opção para sua empresa.
O que é ERP
O nome ERP é uma sigla do termo em inglês, Enterprise Resource Planning, que traduzindo quer dizer Sistema de Gestão Empresarial. O sistema consiste em um único software que integra e automatiza os principais processos de uma empresa.
O ERP integra os departamentos em um único lugar: Vendas, Financeiro, Cadastro, Estoque, Relatórios, Compras e Notas Fiscais de maneira simples, prática, e permitindo uma visão completa de todas as atividades.
Com o sistema implementado, todos os dados e informações da empresa são centralizados em um único lugar. Isso possibilita que o gestor tenha acesso a todos os setores, podendo gerar relatórios e administrar a empresa com maior praticidade, já que as informações estão todas em um único software.
Os colaboradores têm acesso às informações pertinentes da sua área, trabalhando de forma sincronizada e reduzindo erros e retrabalhos, o que impacta positivamente os custos da empresa.
O ERP simplifica a extração de relatórios, o controle de gastos e de produtividade, diagnósticos aprofundados de melhorias, além de auxiliar o gestor nas tomadas de decisões e resoluções de problemas.
11 vantagens de um ERP nas empresas
Já citamos acima algumas das vantagens de aderir ao ERP, mas vamos aprofundar mais nas vantagens que o sistema traz para a empresa e que impactam de forma positiva na rotina e desempenho dos colaboradores.
1 – Automação
O principal objetivo de um ERP é automatizar tarefas burocráticas e repetitivas, reduzindo o tempo que os colaboradores levam para desempenhar as demandas de trabalho. Com o sistema de gestão os colaboradores ganham agilidade e qualidade na entrega das tarefas.
2 – Redução de erros
Uma pessoa fazendo um cálculo é mais passível de erro do que um sistema programado. Por isso o ERP traz qualidade e assertividade, diminuindo os erros da equipe e o número de retrabalhos.
4 – Redução de custos
O software ERP tem a função de integrar os dados de todos os setores da sua empresa, simplificando o acesso às informações pelo gestor, que consegue acompanhar estoque para evitar despesas extras, fluxo de caixa, despesas, executando simples comandos no programa. Com a análise completa, o gerenciamento do negócio fica mais fácil, e o gestor consegue fazer um diagnóstico completo para reduzir custos, sem impactar na qualidade de trabalho e produtividade das equipes.
5 – Acompanhamento de vendas
O gestor acompanha em tempo real os dados de venda, monitorando o desempenho da equipe, quais os produtos que estão com dificuldade de saída, qual produto que está vendendo mais, analisar quais as melhores estratégias comerciais e onde fazer os investimentos necessários para aumentar a lucratividade.
O ERP também faz baixa automática do produto no estoque, podendo monitorar em tempo real o estoque e diminuir as falhas de negociação.
6 – Mais transparência nos processos
Funcionando como uma base centralizada de dados, o que faz com que a empresa atue com maior transparência nos processos já que as informações de cada área aparecem em uma tela no sistema.
O formato de dashboard, permite a visualização completa das demandas de cada setor.
7 – Segurança
Apesar de reunir todas as informações e permitir que o gestor tenha acesso aos dados de todos os setores, o sistema tem alto nível de segurança e muitos já possuem armazenamento em nuvem, contando com robustos sistemas de proteção.
8 – Tomadas de decisão
Com um gerenciamento de maior qualidade e eficiente, permitindo diagnosticar quais áreas precisam de investimento, quais os maiores desafios da equipe e qual estratégia traçar para obter melhores resultados.
É possível também visualizar de forma gráfica, as informações mais importantes do negócio e os principais indicadores de resultados. Com informações mais completas e detalhadas, o gestor consegue tomar decisões com mais facilidade e agilidade.
9 – Gestão de pessoas
Sem um sistema de gestão, o tempo para reunir informações e executar tarefas de administração. Isso faz com que a produtividade e eficiência dos colaboradores seja menor.
Com o ERP, os funcionários dedicam o tempo de trabalho entregando mais valor para a empresa, como por exemplo, desenhar estratégias de vendas, comunicação e marketing.
10 – Integração
Planilhas do Excel ainda são muito utilizadas por empresas para a gestão de negócios. Apesar de serem eficientes, elas podem complicar os processos por não unificarem todas as informações em um único lugar.
Para o negócio que está crescendo e quer se consolidar no mercado, é preciso mais que planilhas, é importante um sistema que garanta a comunicação entre os departamentos e centralize as informações. Com a integração dos dados, o monitoramento das atividades, gerenciamento das equipes e análise de informação ficam mais completos e eficientes.
11 – Sofisticação e flexibilidade
Os sistemas de gestão modernizam os processos da empresa e ajudam o seu negócio a se posicionar melhor no mercado e na concorrência, já que entrega mais qualidade e valor para os clientes.
Já os sistemas que são armazenados em nuvem, permitem maior flexibilidade de trabalho e o gestor pode acessar as informações de qualquer lugar e gerenciar o negócio e a equipe remotamente.
Como funciona um sistema ERP
As funções primordiais de um software ERP para a rotina empresarial é administrar as contas a pagar e receber, monitoras as vendas, estoques e pedidos de compra.
Também agrega valor na gestão de pessoas por armazenar as informações de produtividade dos colaboradores, automatizar tarefas burocráticas e repetitivas e permitindo que a equipe foque em outras atividades.
A comunicação entre equipes de diferentes setores também é agilizada, diminuindo o tempo entre os processos e as resoluções de problemas. Com isso, a empresa tem menos impasses com clientes e maior satisfação dos mesmos.
Os setores de recursos humanos e financeiro também têm maior controle em suas tarefas, como horas trabalhadas e cálculo de salário e benefícios. Outras funcionalidades são: simplificação dos processos operacionais, controle de custos e de prazos, aumento da produtividade e qualidade do trabalho.
Principais áreas de um negócio que utilizam ERP
Como falamos, a principal atividade do ERP é automatizar atividades da rotina empresarial. Se a empresa tem vários setores, é bom ressaltar que quanto mais áreas utilizarem o ERP, mais eficiente o trabalho e a gestão vão ser.
As principais áreas que utilizam o ERP são:
Executivo e gestão
Essas são as áreas que acessam todas as informações de todas as áreas da empresa. Com a visão panorâmica dos setores individualmente, pessoas e do negócio como um todo, o gerenciamento fica mais fácil e eficiente.
Recursos humanos
Ter um controle mais eficiente de todos os colaboradores da empresa, rastreando informações de horas trabalhadas, horas extras, nível de produtividade para área em que trabalha, detalhes de salários, benefícios e documentos.
Também é muito útil para analisar as métricas por departamento, assim como média salarial da função, taxa de promoção, com a finalidade de implementar melhorias e aperfeiçoar o trabalho da equipe.
Marketing e vendas
Com as análises de dados do sistema de gestão, os setores de marketing e venda conseguem elaborar melhores estratégias para aumentar os resultados e, consequentemente, os lucros da empresa.
Outra possibilidade é conseguir diagnosticar os maiores desafios, seja em produtos que não estão com baixa saída, seja para elaborar promoções de escoamento de estoque.
Suprimentos
Todo o operacional de uma empresa (compras, planejamento de estoque, gerenciamento de armazém) se beneficia do uso do sistema ERP para um fluxo mais eficiente e contínuo de trabalho.
Informações detalhadas de compra com fornecedores, produção, produtos em estoque, logística de transporte e prazos de entregas, permitem que o serviço seja realizado sem interrupções, atrasos e ineficiência.
Finanças e contabilidade
Talvez a área mais essencial da empresa, já que seu bom funcionamento garante que os negócios continuem progredindo, se beneficiam do uso do ERP com maior controle de todos os custos, fluxo de caixa e despesas inesperadas de todos os setores.
Com isso, conseguem exercer com maior habilidade todas as transações, pagamentos e cálculos da área.
Lembrando que listamos as áreas mais comuns. Os sistemas de gestão geralmente são personalizados de acordo com os setores da empresa e necessidade.
Quais são os tipos de ERP
Como citado acima, a maioria dos ERPs disponíveis no mercado são personalizáveis, ou seja, a empresa contrata apenas os módulos (separação dos setores) que precisa para gerenciar seu negócio.
Os principais módulos são:
1 – Controle de estoque
Com finalidade de garantir um bom funcionamento e maior controle do estoque da empresa, o sistema organiza os produtos, registra entrada e saída, relaciona todos os fornecedores e orçamentos, controla as vendas, cadastrar novos produtos, movimentações, pedidos, transferências, entre outros.
Suas principais funcionalidades são:
Relatório de estoque – permite gerar relatórios completos com todas as informações sobre os itens, matérias-primas, avaliação dos níveis de produtos.
Controle de compras – mostra quais mercadorias precisam de reposição. Está relacionado diretamente com o controle do estoque da empresa.
Cadastro de produtos – permite o cadastro de insumos, matérias primas, produtos produzidos, relacionando informações para otimizar o gerenciamento de compra e venda.
Controle de venda – identifica as saídas dos produtos e das a baixa no estoque automaticamente.
Nota fiscal de entrada – o programa importa os arquivos em formato .xml das notas fiscais encaminhadas pelos fornecedores.
2 – Controle financeiro
Com o controle financeiro, não é necessário fazer lançamento de planilhas de entradas e saídas, vendas e comissões, por exemplo. O módulo automatiza as rotinas e contempla funcionalidades como
Controle de fluxo de caixa – armazenando todas as movimentações de entrada e saída da empresa e o gestor consegue selecionar o período que deseja visualizar.
Contas a pagar e receber – permite uma previsão dos gatos mensais e maior controle das obrigações financeiras no mês ou no período selecionado.
Emissão dos boletos bancários e notas fiscais – faz a emissão automática de boletos e reduz o trabalho de digitação para inclusão de dados. Também emite notas fiscais.
Controles de contas bancárias da empresa – permite comparação entre as informações disponibilizadas pelo banco e alimentadas no sistema ERP.
3 – Orçamento e Vendas
Esse módulo permite a produção de orçamentos personalizados para os clientes de forma rápida e com precisão. Além disso, tem outras funções:
Integração com controle de vendas – cadastrar a proposta comercial, facilitando o controle de vendas caso o cliente aprove o orçamento.
Orçamentos por e-mail – mais facilidade com o envio de orçamentos para o cliente, diretamente do ERP.
4 – Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
Esse é um módulo importante para toda empresa, desde os microempreendedores individuais (MEI), até as as empresas multinacionais.
Esse módulo otimiza a emissão de todas as notas fiscais, impressão do DANFE e armazenamento de arquivos .xml das notas fiscais.
O ERP simplifica a emissão das seguintes notas:
- Nota Fiscal Eletrônica para produtos (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).
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Como implementar ERP
Uma das maiores preocupações dos gestores na hora de implementar um sistema de gestão é o impacto que isso pode causar na rotina, como atrasos, treinamentos longos, alteração da infraestrutura.
O processo com o sistema ERP é simples e se resume em algumas etapas:
Planejamento
Durante o planejamento, é feita uma pesquisa aprofundada dos sistemas disponíveis no mercado e qual deles se adequa melhor às necessidades do seu negócio.
Existem alguns tipos de sistema, sendo os principais:
On premise: exige a instalação de servidores e equipamentos de hardware no local da própria empresa.
Sistema em nuvem (cloud): um dos mais modernos, é ofertado com uma assinatura mensal e as informações são armazenadas no servidor do fornecedor e acessadas através da internet.
Voltados para nichos específicos: sistema todo personalizado com as necessidades do cliente, geralmente desenvolvido para atender uma necessidade específica.
Sistemas de baixa complexidade: programas com menor número de recursos.
Investimento
O investimento do ERP consiste na instalação e manutenção do sistema. Apesar do custo, é um investimento com retorno em qualidade e produtividade.
É importante fazer um levantamento dos orçamentos e escolher um que traga melhores resultados para a empresa a longo prazo. O ERP resulta em mais qualidade e produtividade, logo, clientes mais satisfeitos.
Treinamento e adaptação
No início é preciso que os colaboradores sejam treinados e feito um acompanhamento para identificar as maiores dificuldades durante a fase de adaptação da equipe.
Tendências de ERP para não perder de vista
Tecnologias mudam constantemente e a cada ano, um novo recurso aparece no mercado, com mais funcionalidades e entregando mais qualidade e agilidade nos processos.
A inteligência artificial é a maior tendência no mercado para os próximos anos. Ela permite a reunião dos dados e apresenta qual impacto futuro para os negócios.
Outras tendências são machine learning e realidade aumentada, que pretendem mudar a forma que lidamos com o software, realizando as tarefas com ainda mais precisão e rapidez.
Como escolher um ERP para empresa
Para escolher o sistema ERP ideal para a empresa, é importante fazer o levantamento da rotina de trabalho, quais as áreas que mais necessitam de automação, qual o orçamento disponível para a implantação e para treinar os colaboradores. Dessa forma, a escolha fica mais simples e adequada para o seu negócio.
Antes de decidir, pesquise, peça orçamento e tire todas as suas dúvidas com profissionais qualificados das empresas de sistemas, eles poderão informar qual a melhor solução. Lembrando que, o sistema melhora a produtividade e é um investimento que traz retornos positivos para seu negócio.
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