Inicialmente existia uma preocupação muito grande em manter todos da equipe dentro de um mesmo ambiente, pois a comunicação seria mais simples e eficiente. Certamente, era muito mais fácil de atingir os objetivos propostos pelo projeto com um time local ao invés de disperso.

Avanços na comunicação e seus benefícios

Com o grande avanço nos mecanismos e formas de comunicação, este cenário se torna cada vez mais atrativo e interessante para as organizações, e já podemos notar vários casos de sucesso em projetos com equipes virtuais, tais como:

• Acesso às experiências diversas;
• Networking;
• Comodidade e bem estar do profissional (home office ou proximidade da cidade natal);
• Flexibilidade para alocação da equipe;
• Escritório com custos reduzidos;
• Conhecimento sobre mercados diversos.
• Treinamentos online.

É importante ressaltar que tais vantagens só são possíveis e atingíveis se a comunicação da equipe for bem gerida. A equipe deve manter o sentimento de união e a motivação para atingir as metas propostas. Para atingir isto, devem ser considerados:

• Entendimento da informação: Trabalhar de forma colaborativa no planejamento do projeto para obter engajamento do time e entendimento quanto aos objetivos do projeto, como por exemplo o uso da ferramenta Kanban, Abordagem visual do projeto que também pode ser usado online através de ferramentas como o Teams.
• Compartilhamento de informações: Agora você tem a plataforma Teams que auxilia no acompanhamento das atividades sem que os membros das equipes estejam no mesmo local, e diversas outras ferramentas para o compartilhamento de arquivos como: dropbox, onedrive, gdrive entre outros.

Como a comunicação em equipes virtuais, ocorre em sua grande parte de forma não-verbal (quando a pessoa se expressa somente através de textos), esta pode ser mal compreendida e gerar situações de conflitos gerando desconforto e retrabalho. Para minimizar este tipo de problemas neste cenário virtual e auxiliar uma comunicação limpa e transparente, existem diversas ferramentas como:

• Videoconferência;
• Teleconferência;
• Ferramentas colaborativas para controle de atividades como o Teams;
• VoiIP;
• Mensagens instantâneas;
• E-mails;
• Compartilhamento de área de trabalho.

As definições de comunicação, quanto ao tipo, forma e frequência é definida pelo gerente de projetos e em concordância com o time que irá executar as atividades para realizar os entregáveis do projeto. Mesmo tendo em mãos várias formas de se comunicar, tudo será em vão se os membros da equipe guardarem as informações para si. É importante promover a troca de informações, a qual pode ser feita de diferentes maneiras:

• Reuniões periódicas;
• Painel colaborativo quanto ao andamento das atividades;
• bug tracking;
• Documentos Compartilhados;
• Chat do projeto;

Por fim, podemos concluir que, ultrapassadas as barreiras de comunicação, as equipes virtuais se tornam muito vantajosas, atrativas e tão eficientes quanto as equipes tradicionais hoje existentes.
 

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