Pelo seu foco no resultado e em entregas, os métodos ágeis vêm sendo utilizados em empresas de diversos portes e ramos. Especialmente por aquelas que tem uma veia muito forte de inovação, são do ramo de tecnologia e/ou são start-ups. Um dos métodos ágeis disponíveis é o método Scrum. Por ser facilmente integrado com outras metodologias, ele é o método ágil mais usado do mundo. No texto de hoje, vamos trazer um passo a passo para você que quer implantar o método Scrum.

O Scrum é para a minha empresa?

Essa é uma pergunta que, antes de qualquer coisa, precisa ser feita pelos gestores. Apesar de ser uma metodologia muito boa – tanto que é a mais usada do mundo – pode ser que ela não sirva para a sua empresa. Um caso comum é o de certas empresas para as quais as metodologias ágeis não servem. Pode ser que o cliente precise saber o prazo final de entrega de um projeto e qual será o custo dele no início do projeto. Itens que, por definição, as metodologias ágeis não entregam. Por outro lado, as tradicionais são excelentes para estes casos.

Por que implantar o método Scrum?

Antes do passo a passo é importante definirmos qual é a importância do método Scrum. Dessa forma, ficará, inclusive, mais fácil de defendê-lo dentro da sua empresa. Alguns motivos são:

1. Entregas rápidas

Com a aplicação de sprints, haverá entregas periódicas. Não será necessário acabar o projeto para ter uma entrega. Ocorrerão várias entregas ao longo de cada sprint. Isso é ótimo para gerenciar a expectativa de clientes e stakeholders. A cada final de sprint, um pedaço do projeto ou uma funcionalidade é entregue.

2. Menos impedimentos

Geralmente, em métodos tradicionais, a cada impedimento, as entregas param até que aquilo seja solucionado. No método Scrum, a cada daily, podem surgir impedimentos e, nesses casos, o time e o Scrum Master decidirão como seguir ou chamarão o P.O. para decidir e destravar o processo. Dessa forma, menos impedimentos acontecem e as entregas fluem.

3. Gerenciamento de ansiedade em relação às ideias

Ao longo do processo de desenvolvimento de um projeto, é comum surgirem mil ideias. No entanto, é comum elas se perderem nas atividades do dia a dia e perderem importância. No Scrum, há o product Backlog, que concentra todas as ideias. Dessa forma, o time tem a segurança de que a ideia está registrada e que – no momento certo – ela será priorizada.

4. Visão de acompanhamento de tarefas

Uma das ferramentas do Scrum, é o Kanban. Com este sistema de produção, a execução e o acompanhamento de cada tarefa fica disponível visualmente para todos os colaboradores saberem qual é o acompanhamento de cada uma delas. Se o P.O., por exemplo, quiser saber como está a execução de determinada tarefa, pode, simplesmente, consultar o Kanban.

5. Priorização de tarefas

Como na cerimônia de Sprint Planning, o P.O. apresenta o backlog já priorizado para o Scrum Master, a equipe não perde tempo com tarefas que não são prioritárias. Os integrantes do squad se dedicam apenas a fazer aquilo que é prioridade para a execução do projeto. Caso alguma tarefa diferente apareça, será necessário que a mesma entre no ciclo de aprovação do P.O. para, então, entrar em backlog.

Passo a passo para implantar o método Scrum.

Se você identificou que implantar o método Scrum é o melhor para a sua empresa, é hora de colocar a mão na massa e conferir o passo a passo que listamos abaixo.

1. Entenda o Scrum

Mergulhe no universo do método Scrum. Estude tudo que vir sobre o tema, veja webinares e, se possível, converse com quem já implantou o método na sua empresa. Quando você levar esta proposta para o time, eles terão muitas perguntas e é interessante que você esteja preparado para respondê-las.

2. Leve a proposta para o seu time.

Após saber tudo sobre o método, leve a proposta para o seu time. Faça uma apresentação contando como o método funciona e focando em explicar os benefícios que ele trará para o time interno e para o público externo.

3. Não siga o método top-down

É assim que se chama quando uma determinação de cima – da gerência – vem como uma regra a ser cumprida pelos colaboradores sem discussão. O método Scrum vai fazer parte da cultura da empresa. Então, em vez de apresentado como uma determinação, ele deve ser conversado com os colaboradores, seus benefícios devem ser destacados para eles, é interessante abrir espaço para a opinião deles e assim por diante.

Uma ótima forma de incluir o time ao implantar o método Scrum, é identificar colaboradores que conheçam a metodologia e/ou que já tenham trabalhado com ela. Eles podem fazer parte desta implantação junto com os gestores. Podem, por exemplo, atuar como consultores.

4. Vá por etapas

Não tente transformar drasticamente a empresa da noite para o dia. Faça essa implantação por etapas. Use, em primeiro lugar, um projeto de teste, aplique a metodologia nele, nomeie os atores e assim por diante. Ao final do projeto, analise os acertos e erros para implantar em outro projeto maior e assim por diante.

5. Defina os atores

Os principais atores do método Scrum são o Product Owner (P.O.) e o Scrum Master. Mais importante que eles terem experiência com o Scrum é eles já desempenharem papéis importantes dentro da empresa. O Product Owner, por exemplo, pode ser o gerente de projetos, pois ele já precisa trazer demandas e coordenar a execução do projeto com o time. O Scrum Master, por exemplo, pode ser o gestor do time de desenvolverá o projeto. Ou seja, se estamos falando de uma empresa de tecnologia, cujos programadores e desenvolvedores serão o squad, o gestor de T.I pode ser o Scrum Master. No entanto, se estamos falando de uma empresa de design, cujos designers desenvolverão os projetos, é interessante que o líder deles seja o Scrum Master.

6. Comece com Sprints curtos

Os sprints podem durar até 4 semanas, mas para implantar o método Scrum, o recomendado é que você comece com sprints menores. De 1 ou 2 semanas, por exemplo, para testar o que funciona e o que pode ser aprimorado mais rapidamente.

7. Foque na metodologia

No começo, é comum que os colaboradores fiquem perdidos e queiram fazer as coisas como faziam antes. É importante estar sempre presente para ajudá-los a manter o foco. Ninguém, além do P.O., pode incluir ou substituir tarefas no Sprint. Além disso, os dailys scrum servem para falar apenas das atividades que foram feitas no dia anterior, que serão realizadas no dia e solucionar eventuais impedimentos com o P.O. Outros temas ficarão para outras reuniões. Por fim, o time deve focar nas entregas que prometeu para o sprint.

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