Sabemos que um bom gestor precisa saber solucionar problemas e tomar decisões levando em conta o seu time e os resultados do cliente. Por isso, ele está sempre às voltas com inúmeros processos e nenhum pode ser perdido de vista. Como fazer isso? Contando com um sistema de gestão integrada!
Quer saber mais sobre o assunto? Listamos 10 vantagens para aderir ao sistema de gestão na sua empresa. Mas, antes, explicamos o que é o sistema de gestão integrada, como ele pode ser implementado e quais são os benefícios para a sua rotina de gestão.
Confira tudo!
O que é sistema de gestão integrada?
O sistema de gestão integrada é um software que organiza as operações da empresa em um único lugar. Ele torna possível a realização de projetos e a execução de tarefas e processos internos. Além disso, o software integra todas as áreas de forma transparente e com segurança.
Muitas empresas adotam a plataforma como forma de reunir informações importantes de diversas áreas em um único ambiente. Dessa forma, gestores conseguem ter uma visão do andamento da equipe, das demandas de trabalho, entre outras.
O sistema de gestão integrada abrange processos de gestão de qualidade, segurança do trabalho, saúde ocupacional, entre outras funcionalidades.
As informações centralizadas em um único ambiente otimiza tempo já que os processos são feitos de forma automatizada. Também simplifica a gestão financeira e reduz os números de erros em cálculos e tarefas simples.
Um gestor que trabalha com sistema de gestão integrada tem um apoio na tomada de decisões. Isso porque ele consegue ter uma visão detalhada do funcionamento de cada área da empresa. As informações da produtividade de cada área, tempo de trabalho e progresso também ficam registradas, facilitando soluções de problemas.
4 passos para implementar um sistema de gestão integrada
Animou com a possibilidade de ter um sistema de gestão integrada para facilitar a sua rotina de trabalho como gestor? Então, agora vamos te ajudar a saber como implementar essa plataforma em sua empresa.
1 – O que o sistema de gestão integrada vai resolver
Para implementar o sistema, o gestor precisa primeiro definir quais as demandas dos departamentos que serão atendidos pela plataforma. Também define quais controles dos processos que ele já possui e quais precisa implementar.
2 – Quais funcionalidades não podem faltar
Antes de escolher qual o sistema ideal para a empresa, considere todas as funcionalidades essenciais para o trabalho. A escolha do sistema precisa levar em consideração todas as necessidades do fluxo de trabalho e controles. Escolha o sistema pelo que mais se encaixa nos seus pré-requisitos.
3 – Foque na mensuração de resultados
Um sistema integrado de gestão não apenas automatiza processos. Ele também orienta as suas decisões. Por isso, deve oferecer dashboards e indicadores de performance dos setores envolvidos.
Assim, o ideal é que você escolha um sistema que permita a sua empresa mensurar indicadores como:
- número de erros nas atividades de cada departamento;
- sustentabilidade de cada ciclo operacional;
- horas gastas com treinamentos;
- número de acidentes de trabalho;
- tempo médio do atendimento ao cliente;
- tempo de resolução dos chamados;
- volume de produtos com defeitos;
- satisfação dos consumidores.
Ter esse controle de todas as áreas é o ponto forte do sistema de gestão integrada e faz dele um dos motores de sucesso das empresas.
4 – Treinamento da equipe
Outro ponto importante é o treinamento da equipe. Os colaboradores precisarão ser treinados de acordo com as atividades do seu departamento. Também dê preferência por aqueles sistemas que tenham treinamento, manuais e suporte para dar apoio na implementação.
Tipos de sistema de gestão integrada
A finalidade de todo sistema de gestão é a mesma: automatizar processos, reduzir burocracia e otimizar tempo. O que muda entre eles são particularidades, já que cada empresa possui necessidades específicas.
Por isso, trazemos aqui os principais tipos de sistema de gestão integrada, conheça:
Sistemas padronizados
O tipo mais comum existente no mercado. Oferecem funções padronizadas e organizam informações em um modelo único, facilitando análises dos relatórios. A maioria permite personalizar a ferramenta de acordo com as necessidades do gestor.
Sistemas flexíveis
São ideais para empresas que estão se desenvolvendo com rapidez e empresas que possuem um ritmo dinâmico de trabalho. Os sistemas flexíveis se moldam às necessidades do empreendimento.
Sistemas gratuitos
Não possuem suporte ou consultoria, o que pode gerar um problema para a administração. A maioria desses sistemas também não permite personalização, sendo mais limitado em comparação aos demais sistemas disponíveis.
Sistemas para pequenas empresas
Mesmo nas micro empresas, é recomendado ter uma rotina de tarefas e um sistema para organizar as demandas. Geralmente esse tipo de sistema é mais simples, mas com preço mais acessível. Ideal para controle financeiro, recursos humanos e ajuda a impulsionar o crescimento do negócio.
Sistema específico para indústria
Esse modelo conta com funcionalidades específicas. Oferece controle de produção, controle de matéria-prima e de estoque, finalização e venda de itens. Geralmente são personalizados para se adaptar ao modelo de produção do negócio.
10 motivos para adotar sistema de gestão integrada
Além de centralizar todos os departamentos da empresa em um mesmo ambiente, o sistema de gestão integrada traz diversas vantagens para seu negócio. Confira 10 motivos para implementar o sistema de gestão integrada na sua empresa e simplificar a rotina de trabalho:
1. Aumento de produtividade
Por simplificar fluxos operacionais e automatizar tarefas simples, como cálculos financeiros, o sistema permite que os colaboradores foquem seu tempo em outras atividades. Isso aumenta a produtividade da equipe como um todo, fazendo com que entreguem mais valor nas suas demandas.
Uma equipe mais produtiva e entregando trabalho de qualidade é sinônimo de ambiente amigável e colaborativo. Os resultados são pessoas com melhor qualidade de trabalho, boa interação entre a equipe e satisfeitos com a empresa.
2. Redução do retrabalho
Como o sistema automatiza cálculos e tarefas mais simples, o número de erros humanos diminui, assim como a necessidade de retrabalho. A redução de retrabalho impacta também na redução de custos extras.
3. Economia de tempo
A automação dos processos e integração entre os departamentos reduz o tempo gasto nas tarefas do dia a dia. Tarefas que precisam de tempo para comunicação com outros setores já são simplificadas porque em um único programa, o gestor tem todas as informações. Os custos de ações operacionais também são reduzidos.
A comunicação da empresa como um todo, é simplificada, já que um departamento consegue informações das outras áreas no próprio sistema. Mas as informações são moderadas e cada gestor só pode acessar o que está em sua hierarquia. Informações completas ficam disponíveis apenas para os cargos de diretoria.
4. Transparência nos processos de gestão integrada
O sistema centralizado reúne todos os processos realizados pelos gestores e equipes de funcionários. Isso faz com que todos os processos sejam mais transparentes, facilitando o acesso a informações detalhadas pelos responsáveis.
A transparência também se aplica nas responsabilidades fiscais. Os sistemas possuem controle fiscal e financeiro, centralizando as informações para que a empresa fique em dia com suas responsabilidades.
5. Redução da burocracia
O sistema de gestão integrada reduz a burocracia na gestão de papéis e documentos. Isso porque o sistema faz uma padronização para todas as áreas de formulários e documentos. O armazenamento de documentos em papel diminui, assim como divergências entre modelos de documentos entre os departamentos.
6. Padronização e processos
Todas as áreas operam sob as mesmas regras, o que padroniza os processos da empresa toda. Isso também reduz gargalos operacionais, responsáveis por elevar custos e diminuir a eficiência do time.
A padronização melhora o relacionamento com os fornecedores, com clientes e parceiros. Proporciona mais eficiência para os contatos, tempo de respostas e fluxos de trabalho.
7. Aumento de competitividade
O aumento da produtividade da equipe, economia de recursos, transparência e otimização dos processos. Portanto, a vantagem permite que os esforços sejam voltados para decisões estratégicas no lugar do operacional. Essa vantagem melhora os resultados da empresa e faz com que ela tenha uma competitividade maior dentro do mercado.
8. Monitoramento de resultados
O sistema de gestão integrada permite o monitoramento dos resultados de todas as áreas, bem como controle de finanças. Também permite monitorar o retorno obtido com a adesão da ferramenta, como as receitas geradas, ganhos em produtividade, entre outros.
9. Otimização da tomada de decisões
A implementação de um sistema de gestão integrada monitora e reúne informações, permitindo que as decisões sejam tomadas com mais rapidez e agilidade. O resultado é um controle maior da qualidade de trabalho e impulsionamento do crescimento da empresa.
10. Controle de estoque no sistema de gestão integrada
Para empresas que possuem estoque, como indústrias e mercados, que precisam ter um controle do seu estoque, é importante a adesão de um sistema de gestão. Controlar manualmente um estoque é uma tarefa que leva muito tempo e pode gerar muitos erros. O sistema de gestão automatiza o controle do estoque e baixa automaticamente nos produtos vendidos.
Com os motivos listados para a adesão de um sistema de gestão integrada, fica mais fácil escolher o software ideal para os negócios. Mais produtividade, automação e facilidade para a rotina da empresa e mais tempo para decisões estratégicas.
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