Hoje vamos falar de um método já bem conhecido e eficiente, que vai ajudar a melhorar a produtividade da sua equipe e reduzir o tempo de execução dos seus projetos.

Como inovar? Por onde começar? Como montar uma boa equipe? Que forma terá uma ideia quando for colocada em prática?

São muitas as perguntas que martelam na cabeça de quem precisa tirar ideias do papel, mas já existe um caminho infalível para responder a todas elas rapidamente: o SPRINT. Método criado pelo designer Jake Knapp no período em que trabalhava no Google, era usado para tudo na empresa, do aperfeiçoamento do mecanismo de buscas ao Google Hangouts, com foco em desenvolver e testar ideias em apenas cinco dias. Knapp se juntou mais tarde a Braden Kowitz e John Zeratsky no Google Ventures, braço da companhia dedicado ao investimento em novos negócios, e juntos eles conduziram e completaram mais de cem sprints em empresas de telefonia, e-commerce, saúde, finanças e muito mais.
Sprint serve para equipes de todos os tamanhos, de pequenas startups até os maiores conglomerados, e pode ser aplicado por qualquer um que tenha uma grande oportunidade, problema ou ideia e precise começar a trabalhar já.
Entenda como surgiu o Sprint: Trechos do livro Sprint de Jake Knapp

O que eu fazia no trabalho não estava dando certo.

Em 2003, minha esposa e eu tivemos nosso primeiro filho.
Quando voltei ao escritório, queria que meu tempo no trabalho fosse tão relevante quanto meu tempo em família. Fiz uma análise minuciosa de meus hábitos – e vi que não estava dedicando meus esforços à parte mais importante do trabalho.
Assim, comecei a otimizar. Procurei livros sobre produtividade. Criei planilhas para conferir se me sentia mais eficiente fazendo exercícios de manhã ou na hora do almoço, se bebendo café ou chá. Durante um mês, experimentei cinco tipos de listas de tarefas. Sim, toda essa análise foi estranha. Contudo, pouco a pouco, fui ficando mais focado e mais organizado.
Então, em 2007, consegui um emprego no Google, e lá encontrei uma cultura perfeita para um nerd dos processos. O Google encoraja a experimentação – não apenas com produtos, mas nos métodos usados pelos indivíduos… e pelas equipes.
O aperfeiçoamento dos processos em equipe tornou-se uma obsessão para mim (sim, também estranho). Minhas primeiras tentativas foram workshops de brainstorming com equipes de engenheiros. O brainstorming, quando todo mundo expõe suas ideias, é bastante divertido. Após algumas horas juntos, tínhamos uma grande pilha de notas autoadesivas e todos estavam muito animados.
Um dia, porém, no meio de um brainstorming, um engenheiro interrompeu o processo. “Como você sabe que o brainstorming funciona”?, perguntou ele. Eu não sabia bem o que responder. A verdade era constrangedora: eu vinha indagando aos participantes se eles gostavam dos workshops, mas não verificara os resultados reais.
Avaliei, então, o saldo dos workshops que conduzi e identifiquei um problema: as ideias que vinham a ser desenvolvidas e se tornavam bem-sucedidas não saíam dos brainstorming barulhentos. As melhores vinham de outro lugar. Mas de onde?
Quando estavam sozinhas, as pessoas continuavam tendo ideias da mesma forma de sempre – sentadas às suas mesas, esperando pelo café em uma lanchonete ou tomando banho. Essas ideias geradas individualmente eram melhores. Quando a euforia dos workshops acabava, os planos elaborados a partir do brainstorming não não eram competitivos o suficiente.
Talvez não houvesse tempo suficiente durante as sessões para um pensamento mais profundo. Isso provavelmente acontecia porque o brainstorming terminava com desenhos em papéis em vez em vez de algo mais realista. Quanto mais eu pensava sobre isso, mais falhas identificava em minha abordagem.
Comparei os brainstorming à minha própria rotina no Google. Eu fazia o meu melhor trabalho quando tinha um grande desafio e dispunha de pouco tempo.
Um desses projetos se deu em 2009. Um engenheiro do Gmail chamado Peter Balsiger teve a ideia de possibilitar a organização automática dos e-mails. Fiquei animado com a ideia – conhecida como “”Caixa Prioritária” – e recrutei outra engenheira, Annie Chen, para trabalhar nisso conosco. Ela concordou, mas só nos daria um mês. Se não conseguíssemos provar que a ideia era viável naquele período, ela iria para outro projeto. Eu tinha certeza de que um mês não seria tempo o bastante, mas Annie é uma engenheira incrível, por isso decidi apostar.
Dividimos o mês em quatro blocos com uma semana de duração. A cada semana criávamos um novo design. Annie e Peter desenvolviam um protótipo, e então, no último dia da semana, nós o testávamos com algumas centenas de pessoas.
No fim do mês, havíamos chegado a uma solução que as pessoas conseguiam entender –  e queriam usar. Annie ficou conosco para liderar a equipe da Caixa Prioritária. E, de alguma forma, fizemos o trabalho do design em uma fração do tempo habitual.
E aí, está gostando?
 

 
Esse livro é muito interessante, vale a pena ler. O método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias realmente funciona. Se você está em busca de aumento de produtividade, essa dica é muito válida.
Os sprints oferecem um caminho para resolver grandes problemas, testar novas ideias, fazer mais coisas em menos tempo. Também permitem que você se divirta mais ao longo dessa trajetória. Em outras palavras, você precisa, sem dúvida nenhuma, experimentar um sprint. Mãos à obra.
Jake Knapp
São Francisco, fevereiro de 2016