Toda empresa, em algum nível, trabalha com gestão de projetos. Afinal, todas trabalham para entregar serviços ou produtos para um cliente. Algumas não têm isso tão bem estruturado e acabam contando com processos complexos e pouco eficientes. Por isso, desconhecem o que seja uma boa gestão de projetos. 

Se esse é o seu caso, bem-vindo a este artigo. Aqui, vamos explicar todos os detalhes de uma boa gestão e para que você entenda tudo o que envolve o gerenciamento de um projeto, quais benefícios trazem para sua empresa e dicas de metodologias diferentes para implementar na sua empresa.

Mas, se você chegou aqui porque deseja aprimorar a sua gestão de projetos, bem-vindo também. As informações trazidas aqui vão te ajudar a conquistar um bom fluxo de trabalho, cumprir prazos, reduzir erros e ter mais resultados.

Vamos lá!

O que é um projeto?

Um projeto consiste em um esforço temporário para criar um serviço, produto ou resultado único, tendo começo, meio e fim, com datas estipuladas para início e término, definição segundo o PMI (Project Management Institute). 

Diferente de projetos, processos não são esforço para um resultado único, mas sim atividades bem definidas e contínuas. 

Cada projeto é único, com características, especificidades e contexto próprio. Mesmo que uma empresa tenha um projeto semelhante, nunca serão iguais. Cada projeto tem detalhes e complexidades únicas.

Existem diferentes tipos de projetos, separados em:

Projetos Sociais – tem como objetivo principal a melhoria na qualidade de vida de pessoas ou comunidades. Na maioria das vezes, as pessoas envolvidas costumam realizá-los sem qualquer remuneração financeira, apenas por um viés solidário. Projetos sociais são aqueles desenvolvidos por ONGs, por exemplo, na arrecadação de alimentos, roupas, dinheiro, com finalidade de ajudar pessoas ou comunidades carentes.

Projetos Culturais – qualquer tipo de manifestação artística de um grupo de pessoas, como teatro, cinema, música, dança, entre outros. Os projetos podem ser dos mais variados, como produção de documentário ou de um longa-metragem, peça teatral, exposição em museus, lançamento de um livro, etc.

Projetos de Pesquisa – o pesquisador descreve o objetivo e intenção de pesquisa, além de definir tempo, prazo e custos estimados. Exemplos desse tipo de projeto são as pesquisas científicas da área de saúde.

Projetos Empresariais – tem a finalidade de criar oportunidades, transformações de negócio, expandir operações, criação de novas áreas e negócios.

Projetos Pessoais – metas individuais como viagem, compra de uma casa, investimento para aposentadoria, entre outros.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos consiste no planejamento, estruturação, execução e monitoria de um projeto. Inclui também detalhar o escopo, organizar os recursos financeiros, a equipe, o cronograma e todos os registros de custos, riscos e outras ações associados ao projeto.

O objetivo da gestão de projetos é entregar um resultado de qualidade para o cliente, evitando falhas e possíveis atrasos, garantindo uma boa afinidade da equipe durante o desenvolvimento do trabalho.

Uma boa gestão traz benefícios, como:

• redução de custos e orçamento equilibrado;
• otimização de tempo para não haver atrasos nas entregas;
• resultados mais assertivos de acordo com a necessidade do cliente;
• controle de riscos;
• maior engajamento da equipe;
• e maior satisfação do cliente.

Para que serve a gestão de projetos

A finalidade do gerenciamento de projeto é que ele seja concluído com sucesso, atendendo todos os requisitos estabelecidos durante o planejamento e estruturação. A finalização do projeto precisa ser satisfatória para o cliente, com resultados que suprem a expectativa do cliente. 

O sucesso de um projeto depende de dezenas de fatores como flexibilidade de alterações, engajamento da equipe, tempo e custo. Mas, principalmente, um resultado final que atenda às necessidades do cliente, entregando qualidade e valor.

O gestor de projetos é um solucionador de problemas, controlando todas as etapas, decisões e estratégias de forma eficaz para o andamento do trabalho.

Vantagens da gestão de projetos para a empresa

Com base em habilidades técnicas, habilidades de gestão dos colaboradores, a gestão de projetos também foca no relacionamento com o cliente.

Os benefícios de uma boa gestão impactam todos os envolvidos (gerente do projeto, equipe de produção e cliente), bem como o resultado da entrega.

Listamos algumas vantagens para boa gestão do projeto:

1 – Maior controle de processos

Com a gestão é possível centralizar todas as etapas, prazos, pessoas envolvidas e recursos no projeto, desde a concepção até a entrega dos resultados. Softwares de gestão de projetos são boas ferramentas aliadas do gerente, proporcionando um gerenciamento mais eficiente, podendo ser utilizado em diversos tipos de processos e finalidades.

2 – O mais dentro do cronograma possível

Imprevistos podem acontecer ao longo dos processos, mas com acompanhamento das etapas, podemos prever, minimizar e até mesmo evitar atrasos no cronograma. Também é mais fácil negociar alterações de prazos com antecedência. 

3 – Garantia de lucratividade

Todo projeto tem custos envolvidos em cada uma das etapas. Gerenciamento de custos tem finalidade para controle de despesas, de fornecedores e de lucros obtidos. 

4 – Redução de riscos

Qualquer projeto, independente do tipo, tamanho e importância, está sujeito a riscos, mas uma boa gestão ajuda a diminuir os possíveis prejuízos financeiros, atrasos, erros e outras questões preventivas.

5 – Orientação na tomada de decisões 

Com bom gerenciamento de projetos é possível ter mais agilidade nos processos de tomadas de decisões e soluções de problemas. Isso porque todas as informações estão centralizadas e todos os riscos podem ser previstos junto com os impactos que eles trazem. 

6 – Engajamento do time

O gerenciamento de projeto define com clareza qual tarefa de cada membro da equipe e o prazo de entrega de cada parte. A gestão também promove melhor sintonia entre equipe e melhor comunicação entre os colaboradores. Uma equipe bem entrosada é sinônimo de um trabalho de qualidade.

7 – Satisfação do cliente

Como falamos anteriormente, um cliente satisfeito é uma das metas principais em um projeto. O cliente satisfeito indica a empresa para outras pessoas, trazendo mais trabalho e maior lucratividade.

Ciclo de vida de um projeto

Um projeto é construído por etapas e processos, em fases menores. Essas fases formam o ciclo de vida do projeto, definidas pelo responsável pelo projeto (gerente). Cada gerente trabalha de forma personalizada, seguindo as necessidades e especificidades do trabalho, mas podemos dividir o ciclo de vida do projeto em 4 fases genéricas:

• Início do projeto;
• Organização e preparação;
• Execução do trabalho;
• Encerramento (entrega do projeto).

A estrutura por fases segmenta o projeto em subgrupos lógicos que facilitam o planejamento, gerenciamento, controle e, principalmente, o trabalho da equipe.

Metodologias modernas de gestão de projetos

O gerenciamento de projetos agrega habilidades de outras áreas do conhecimento humano. Por isso, existem as metodologias de gestão de projetos com objetivos de tornar o gerenciamento mais prático, organizado e eficiente.

Podemos dividir os tipos de metodologias em dois: tradicionais e ágeis.

Metodologias Tradicionais 

É o jeito mais antigo de gestão de projetos, com a maior parte do planejamento sendo feita com antecedência e todas as etapas são concebidas antecipadamente. Esses pontos são mais importantes que o prazo ou o custo do projeto. Ë mais fechada também, sendo mais difícil para incluir inovações e alterações.

Duas metodologias tradicionais mais comuns são:

• PRINCE 2 (Project in Controlled Enviroment, ou em português, Projeto em Ambiente Controlado) 

Lançado em 1996 depois de estudos com projetos PROMPTS II. Seus princípios básicos consistem em justificativa de desenvolvimento do projeto, aprendizado com erros e acertos, distribuição definida dos papéis, divisão do projeto em etapas, compreensão das adversidades, foco e alcançar resultados, flexibilidade ao adaptar o método ao projeto. Acompanha o projeto integralmente.

• PMBOK

Boas práticas de gerenciamento que se dividem em: iniciação, planejamento, execução, monitoramento (ou controle) e encerramento. Pode ser aplicado e adequado para qualquer projeto, mas é mais adequado para as propostas que tenham um escopo bem definido.

Metodologias Ágeis 

Esse método planeja de forma iterativa e incremental. Ou seja, apresenta versões para o cliente ao longo do desenvolvimento do produto, com objetivo de aprimorar e solucionar os problemas que surgem ao longo do caminho.

Alguns tipos de metodologias ágeis:

• Scrum

A metodologia ágil mais recorrente, é iniciada a partir da criação de uma lista de todas as etapas do projeto, chamada de backlog. Essa lista é dividida em ciclos chamados sprints. É recomendado para projetos de inovação, onde o produto não é definido de início. 

• FDD

Essa metodologia foca em funcionalidades e faz o planejamento por etapas para obter um panorama do negócio. As práticas da metodologia são: desenvolvimento por funcionalidade, um programador responsável por cada funcionalidade, controle de qualidade de todas as etapas, gerenciamento das configurações, integração das funcionalidades, planejamento incremental e teste de software. 

• XP (eXtreme Programming)

Foca em desenvolvimento de software e se sustenta nos pilares: agilidade no desenvolvimento da solução, promove economia de recursos e aumenta a qualidade da entrega final.

Existem outras metodologias ágeis, mas as mais recorrentes são as citadas acima. As metodologias ágeis simplificam os processos e propõem maior interação com o cliente.

Para implementar uma metodologia na empresa que ajude o gerenciamento de negócios é essencial entender a cultura e necessidades da sua empresa, criar um projeto piloto e rever periodicamente se o método está atendendo todos os requisitos do trabalho e da sua empresa.

Competências de um gestor de projetos

O gestor ou gerente de projetos é o profissional responsável por executar um projeto dentro da empresa, acompanhando e coordenando todas as etapas. Faz um papel estratégico para conduzir o trabalho de forma integrada, conhece todos os elos e desafios que envolve os processos e por isso, precisa ser um bom Solucionador de problemas.

Um bom gestor de projetos precisa ter as seguintes habilidades:

• Ter boa gestão de tempos e tarefas;
• Conhecer todas as funções e etapas do projeto, desde o início até a finalização;
• Flexibilidade em se adaptar aos imprevistos;
• Boa comunicação com a equipe;
• Liderança e capacidade de trabalhar em equipe;
• Capacidade de trabalhar sob pressão;
• Identificar e administrar todas as pessoas que participam do projeto. 

O papel do gerente de projetos é fundamental para o entrosamento da equipe e bom andamento do projeto.

4 dicas para fazer uma boa gestão de projetos

O bom gerenciamento de projetos precisa seguir alguns passos para que o trabalho seja desenvolvido e entregue com qualidade.

1. Definir metas: É preciso estabelecer um objetivo final, mas também estabelecer metas ao longo do projeto, para conferir as versões, fazer implementações e corrigir erros. As metas intermediárias são fundamentais para que a excelência na entrega final seja alcançada.
2. Elaborar um escopo: Faça uma reunião inicial com a equipe para estabelecer as metas intermediárias e o escopo do projeto. Mudanças nesse escopo geram atrasos. Um bom escopo é garantia de sucesso.
3. Custos: um projeto tem custos. Fazer um bom orçamento prevendo possíveis atrasos e mudanças, implementar medidas que reduzam gastos e controlar para que o projeto fique dentro do orçamento inicial é muito importante para uma ótima gestão de projetos.
4. Comunicação com a equipe: Fazer reuniões para entender as dificuldades e pontos de melhoria da equipe é essencial para que o trabalho seja desenvolvido com qualidade. 

Conheça seu projeto, sua equipe e tenha uma visão panorâmica de todo o projeto. Ter um bom relacionamento com o cliente também ajuda a entender as expectativas para uma entrega de valor.

4 ferramentas para a gestão de projetos

Algumas ferramentas ajudam no bom gerenciamento de projeto. Listamos algumas das mais populares:

1 – Slack: centraliza toda a comunicação da empresa em um software que integra chat e compartilhamento de arquivo. Organiza conversas em canais e você pode criar um canal para cada projeto ou etapa de um projeto.

2 – LuxOne: reúne funcionalidades como o kanban, atribui tarefa para cada colaborador, reúne estatísticas do andamento do projeto, visualiza a linha do tempo e cronograma de entrega. 

3 – Google Drive: permite alterações online e offline, torna a rede de informação colaborativa e deixa tudo à vista para toda a empresa.

4 – TimeSheet: mensura as horas trabalhadas do colaborador ou as horas necessárias para executar uma tarefa. 

Existem diversas ferramentas de gestão de projetos, cada uma com especificidades e funções. Escolha uma que esteja adequada com as necessidades do projeto, prazos, tamanho do trabalho, etc.

Se quiser saber um pouco mais sobre a nossa ferramenta, não deixe de aproveitar a oportunidade de fazer uma demonstração completa!